Qu’est-ce qu’un PDF accessible ?

🟡 C’est quoi, un PDF ?

Le mot “PDF” est l’acronyme de “Portable Document Format”, ou “Format de Document Portable” si vous préférez. Je ne sais pas vous, mais cet anglicisme tout comme sa traduction m’évoque l’image d’un·e espion·ne en route pour La Défense avec une mallette fourrée de documents portables top secrets 🦹🏼 Étonnante cette vision de fichiers imprimés, car un PDF est avant tout un document numérique plébiscité par les professionnel·les et les particuliers du monde entier. Pourquoi donc ? Creusons le sujet.

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Trop fastoche

Cet attachement au format PDF, cette habitude ancrée que nous avons à régulièrement les échanger, tient à sa facilité de partage. Que ce soit un contrat, un RIB, une facture, un CV, un portfolio, un cours… Nous avons tous·tes appuyé sur cette icône du trombone pour ajouter un PDF en pièce jointe. Nous téléchargeons tous·tes des PDF pour consulter des contenus. Cette popularité s’exprime dans les chiffres : on estime à plus de 2 500 milliards le nombre de PDF circulant actuellement dans le monde 🤯

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Facile d’approche

Un autre chiffre : près de 98 % des entreprises utilisent le PDF comme format par défaut pour leurs communications externes. C’est signe que l’universalité du format PDF — je dirai même plus, son accessibilité — n’est plus à prouver. Car oui : tout le monde peut exporter un document dans ce format, et ce grâce au logiciel de son choix ! Qui ne voudra pas adopter un support aussi facile d’approche ?

Le succès du PDF tient également à sa mise en forme fixe : que l’on consulte un PDF sur un vieux Nokia 3310 ou sur un iPhone dernière génération, la mise en page de votre contenu sera identique. Non seulement ça fait plaisir — nous passons du temps à créer ces documents, autant que leur apparence soit respectée —, mais cette qualité garantit aussi une information identique pour chacun·e, tout en préservant l’identité de marque des entreprises. Pas mal, non ?

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Le PDF, soutien de notre communication

Duff Johnson, Président de la PDF Association (oui, ça existe), en rajoute une couche sur la popularité de ce format plébiscité : “J’ai demandé [aux intelligences artificielles] ChatGPT, Gemini, Claude et Copilot comment elles envisageaient l’avenir du PDF. Elles étaient d’accord pour dire que le format PDF n’était pas en train de s’éteindre mais qu’il devenait le système nerveux de nos échanges numériques”.

Duff prêche pour sa paroisse, mais puisque vous savez désormais pourquoi le format PDF est particulièrement apprécié, son propos semble tenir la route ! Se pourrait-il que ce type de fichier numérique bien sympathique, pierre angulaire de nos échanges en ligne, puisse aller plus loin encore ?

🟡 Qu’est-ce qu’un PDF accessible ?

Au-delà du visuel

Quand je pose la question : “Qu’est-ce qu’un PDF accessible” aux communicant·es que je forme, iels me répondent que c’est un document clair, compréhensible et adapté à un large lectorat. Ce n’est pas faux : quand on parle d’accessibilité sous l’angle du design et de la communication, les questions de mise en page structurée, de couleurs contrastées ou de texte sans jargon sont essentielles.

Cependant, cette réponse est incomplète ! Bien que le fond et la forme d’un PDF compte, la définition d’un PDF accessible est la suivante : un fichier conçu pour que les technologies d'assistance puissent en restituer le contenu de manière logique et compréhensible auprès de ses utilisateurices en situation de handicap.

Sans cette appellation bien définie, un PDF restera un document certes joli à l’œil, mais vidé de son contenu face à une technologie d’assistance comme un lecteur d’écran. Un lecteur d’écran restitue, par synthèse vocale ou via une plage braille, des contenus numériques auprès d’utilisateurices qui ne peuvent pas les consulter ou les décoder de manière visuelle : des personnes aveugles, malvoyantes ou porteuses d’un trouble cognitif.

C’est en réponse à ces usages et à ces outils que l’on travaille l’accessibilité d’un PDF. Pour ce faire, il nous faut entamer une petite gymnastique intellectuelle qui va au-delà de l’aspect visuel du document.

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Faire la conversation

Pour qu’un PDF soit accessible, nous devons faire en sorte qu’un lecteur d’écran et un document PDF entre en conversation ; en gros, qu’ils papotent comme de vieux amis pour que le lecteur·ice puisse accéder au contenu partagé. La personne en charge de la mise en accessibilité d’un PDF devient alors la médiatrice de ces deux entités numériques !

Pour que cette conversation ait lieu, le PDF et le lecteur d’écran doivent donc parler le même langage, c’est-à-dire suivre la même logique sémantique. Un PDF est accessible quand il “comprend” la fonction de chaque élément qui le composent (titre, liste, tableau, lien…), ainsi que l’ordre dans lequel ces éléments doivent être lus. S’il n’est pas nourri de cette sémantique, un PDF pourra être le plus beau du monde, il restera muet pour un lecteur d’écran… et pour son lectorat. Niveau conversation, on a déjà vu mieux 😬

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Ça balise sévère en coulisses

Que vous utilisiez Word, InDesign ou Acrobat, ce travail de sémantique passe notamment par le balisage de votre contenu. Le balisage, c’est l’action de nourrir votre PDF, comme décrit ci-dessus. En gros, baliser un PDF, c’est un peu comme si vous expliquiez dans le détail le contenu d’un dossier à une personne qui doit le présenter en réunion dans l’heure qui suit alors qu’elle ne connaît pas le sujet : “Sur cette page, ceci est un paragraphe. Juste après ce paragraphe, il y a une image. Ignore-la : elle n’apporte aucune information de plus que ce qui est déjà dit dans le paragraphe.”

Sur Acrobat, ce travail ressemble à une arborescence (un peu comme les dossiers de votre ordinateur) :

Ce travail de sémantique se joue derrière ce que nous voyons à l’écran, dans la structure interne, le squelette du document PDF… qui est parfois différent de sa logique visuelle. Prenons un exemple concret : sur l'extrait de l'infographie présentée ci-dessous, un lien apparaît tout en haut de la page pour des raisons d’équilibre et de logique visuelles.

J’ai indiqué deux informations au PDF : que cet élément était un lien, puis qu’il devait être lu en dernier, comme une signature du document. La personne qui écoute le document de manière linéaire va donc d'abord entendre le titre (1), lire l'infographie (chiffres 2 à 81) avant de finalement arriver au lien-signature (82).

Pour les plus geek d’entre vous, vous l’aurez compris : les balises font référence à du code HTML ! C’est ce langage commun qui va permettre au PDF et à un lecteur d’écran de converser avec logique et fluidité ; et donc ce langage commun qui va VOUS permettre de communiquer avec votre audience.

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🟡 Conclusion

Vous l’aurez compris (enfin, j’espère) : un PDF accessible n'est pas seulement un contenu numérique bien écrit et bien foutu, c'est avant tout un document bavard, conçu de telle manière que les personnes qui ne voient pas l'écran ou rencontrent des difficultés de lecture puissent accéder à son contenu. Et croyez-moi, cela concerne une plus large partie de votre audience que ce que vous pensez 😉

Cet article survole ce qu’est un PDF accessible et en quoi cela consiste, sans entrer dans trop de tambouille technique. Dans les prochains articles sur ce sujet, nous parlerons d’ordre de lecture, d’outils de test tout en échangeant joyeusement sur le RGAA, l’UA, l’EAA… et autres acronymes en "A". Ça restera digeste, promis !